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Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund der geltenden schweizerischen Gesetzgebung ausschliesslich Bewerbungen von Schweizer Staatsbürgern, EU-Bürgern sowie Personen mit gültiger Arbeitserlaubnis berücksichtigen können. 

Eine Remote-Tätigkeit aus dem Ausland ist nicht möglich.

Aufgaben

• Erstellen und Überarbeiten von PowerPoint-Präsentationen für Management- und Steuerungsgremien
• Verdichten komplexer Inhalte zu klaren Management Summaries, Kernaussagen und Entscheidungsgrundlagen
• Visualisieren von Roadmaps, Projektständen und Entscheidungsgrundlagen
• Sicherstellen eines einheitlichen und professionellen Look & Feel der Präsentationen
• Planung, Organisation und Koordination von Gremiensitzungen und bereichsübergreifenden Abstimmungen
• Einholen, Strukturieren und Konsolidieren von Inputs aus Streams, Teams und Fachbereichen
• Erstellen von Traktandenlisten, Protokollen sowie Entscheidungs- und Pendenzenübersichten
• Systematisches Nachverfolgen von Entscheidungen und offenen Punkten
• Konsolidieren von Status-Inputs in standardisierte Statusreports inklusive Fortschritt, Risiken und Abhängigkeiten
• Pflege und Aktualisierung von Meilensteinplänen und programmweiten Roadmaps
• Sicherstellen der Konsistenz zwischen Statusberichten, Roadmaps und Gremienpräsentationen
• Erkennen und Koordinieren von Zusammenhängen und Abhängigkeiten über verschiedene Streams und Fachbereiche hinweg
• Aufbau und Pflege übergreifender Übersichten wie Stakeholder Mappings, Entscheidungslandkarten und Initiativenübersichten
• Sicherstellen der Anwendung von PMO-Standards, Templates und Ablagestrukturen
• On- und Offboarding von Projektmitarbeitenden inklusive Zugriffsrechten, Verteilern sowie Einführung in Tools und PMO-Prozesse

Anforderungen

• Mehr als 5 Jahre Erfahrung in der Projektadministration beziehungsweise im Project Management Office, idealerweise innerhalb eines grossen und komplexen Programms
• Ausgewiesene Erfahrung in der Erstellung hochwertiger Präsentationen für Management- und Steuerungsgremien
• Sehr hohe Fähigkeit, komplexe Informationen prägnant, strukturiert und adressatengerecht aufzubereiten
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft PowerPoint, insbesondere für Management-Präsentationen, Roadmaps und Entscheidungsgrundlagen
• Gute Kenntnisse in Microsoft Excel für Status-Tabellen, einfache Auswertungen und Meilensteinübersichten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Teams, SharePoint und OneNote
• Erfahrung mit Confluence als Dokumentations- und Ablageplattform
• Gute Kenntnisse der Projektmanagement-Grundlagen, insbesondere Meilensteine, Risiken, Issues und Statusberichte
• Deutschkenntnisse auf Niveau C2
• 1

Soft Skills

• Schnelle Auffassungsgabe
• Sehr strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit, auch in einem hochdynamischen und anspruchsvollen Umfeld den Überblick zu behalten
• Vernetztes und bereichsübergreifendes Denken
• Professionelle und adressatengerechte Kommunikation
• Sicheres Auftreten auf Augenhöhe
• Teamorientierte und menschliche Persönlichkeit
• Freude an einem agilen und modernen Arbeitsumfeld